藤沢市湘風台自治会規約
第一章 総 則
(本会の名称)
第１条 本会は藤沢市湘風台自治会という。
(本会の組織)
第２条 本会は藤沢市湘風台住宅地区に居住し世帯を有する者を以て組織する。 ただし同地区に所在する集合住宅の居住者世帯で氏名等の個人情報を開示しないもの（以下「準会員」という）については本規約において別途定める規定に従うものとする。
(本会の目的)
第３条 本会は会員並びにその家族相互の親睦を計り、相扶けて明るい楽しい環境を造り、住みよい自治組織を作ることを目的とする。
(本会の事業)
第４条 本会は前条の目的を達成するために次の事業を行う。
１．市政の決定事項を周知普及する事業
２．当地区内の警防、交通安全、風致、衛生に関する事業
３．街灯、道路等の管理維持に関する事業
４．青少年の善導、文教に関する事業
５．生活合理化に関する事業
６．会員の慶弔に関する事業
７．六会地区の年中行事に協力する事業
８．その他必要と認める事業
(事業年度)
第５条 事業年度は毎年４月１日より翌年３月３１日までとする。
会計年度は運用として毎年３月１日より翌年２月２８日までとする。
(本会の事務所)
第６条 本会の事務所は会長宅、もしくは会計宅に置く。
第二章 役 員
(役員の定数)
第７条 本会に次の役員を置く。但し、員数については、次に明記された員数以内とする。
会長：1名
副会長：2名
会計：1名
防災リーダー：1名
総務部長：3名
生活環境部長：3名
湘風台子供会：1名
(役員の任務)
第８条 会長は本会を代表し且つ会務を総理する。
副会長は会長を補佐し、会長事故あるときは代行する。
総務部長は広報活動、体育事業、自主事業及びその他自治会運営に関する庶務事項全般に係る会務・活動の総括・調整を行う。
生活環境部長は環境衛生、防犯、交通安全に係る会務・活動の総括・調整を行う。
会計は本会の経理を担当する。
湘風台防災会長は湘風台防災会を代表し、本会との連絡調整を行う。
湘風会子供会は湘風台子供会を代表し、本会との連絡調整を行う。
(役員の選出)
第９条 役員の選出は次の通り行う。
- 会長の選出
役員会は、毎年１１月に次期会長に立候補する者の募集を行なう。但し、立候補者がいなかった場合は、各組から輪番制で選出された役員の中から会長候補を選出する。会長は総会で決定する。
- 役員の選出
会長以外の役員については、各組から輪番制にて選出する。但し、再任する役員がいる組は、輪番制による選出は行わない。
- 引継ぎ
各役員は任期終了時に後任役員に遺漏なきよう十分な引継ぎを行い、任期終了後1ヵ年の間、副役員として補佐、助言等を行う（役員会の議決に加わらない）。
副会長、総務部長、生活環境部長は会長の指名に基づき総会で決定する。 会計は会長の指名に基づき総会で決定する。 湘風台防災会長は会長の指名に基づき総会で決定する。
(役員の任期)
第１０条 役員の任期は１ヶ年とし、再任は妨げない。 但し役員は連続3ヵ年を超えて在任することはできない。 補欠又は増員によって選出された者の任期は前任者の残任期期間とする。
(監事・顧問)
第１１条 本会に監事と顧問を置く。
２．監事は前副会長と前会計が自動的に就任し、会の会計監査を行う。
３．顧問は前会長が自動的に就任し、会の運営について相談に応じる。
４．但し、監事と顧問が同一人となる場合は、監事を優先する。顧問は前年度顧問が留任とする。
５．監事、顧問は役員会の議決に加わらない。
(相談役)
第１２条 本会に相談役を置く。
相談役は総会に於いて推薦し、会長が委嘱する。相談役は会長の諮問に応じて意見を述べることができる。但し、役員会の議決に加わらない。
第三章 係
(係の設置)
第１３条 役員の活動を補佐し、組内の連絡調整を図るため、各組毎に次の係を置く。
広報・会計係 １名
体育・自主事業係 １名
防災係兼環境衛生・防犯・交通安全の３職務の内いずれかを兼務する係 １名
(係の選出)
第１４条 係は各組内で輪番制を基本に選出する。 ただし準会員は係に選出しないものとする。
(係の任期)
第１５条 係の任期は１ヶ年とする。
補欠又は増員によって選出された者の任期は前任者の残任期間とする。
係は任期満了後であっても後任者の就任するまで、その職務を行うものとする。
第四章 会 議
(会議の種類及び招集)
第１６条 会議を分けて、総会及び役員会の２種とし、会長がこれを招集する。
招集は招集日より７日前までに議題を明記した書面をもって通知しなければならない。
但し、緊急の場合はこの限りではない。
(総会の種類及び成立条件)
第１７条 総会を分けて定時総会及び臨時総会の２種とし、定時総会は毎年３月に招集し、臨時総会は会長又は役員会が必要と認めたとき、又は準会員を除く会員総数の３分の２以上の要求があったとき随時これを招集する。
総会は準会員を除く会員総数の２分の１以上の出席で成立する。 準会員は総会において議決権を有しない。 但し出席できない会員は委任状により、出席会員に議決権の行使を委任しなければならない。
(総会の決議事項)
第１８条 次の事項は総会の決議によらなければならない。議事は出席者の過半数で決定し、可否同数の時は議長が裁決する。
１．会則の変更及び本会の解散
２．会費の決定
３．前事業年度の事業報告及び収支決算の承認
４．新事業年度の事業計画及び収支予算の決定
５．その他総会出席者の過半数が、総会の議決を必要と認めた重要事項。
(特別委員会の設置)
第１９条 本会の重要事項の対策・実施に際し必要があるとき、役員会又は総会の決定により特別委員会を設置する。
第五章 会 費
(会費)
第２０条 本会の会費は年額2,000円とする。 尚、会員の中途入退会者は、月額170円の割合で集金・返金する。 ただし準会員の会費は年額1,000円とし、期中の入退会の扱いは行わない。
(本会の経費)
第２１条 本会の経費は会費及び篤志家よりの寄付金並びにその他の収入によって賄う。
第六章 弔慰金及び寄付行為
(弔慰金の支出)
第２２条 本会員及びその家族に対する弔慰金は次の通りとし、これに対して返礼は一切受けないものとする。 ただし準会員に対して弔慰金は提供しない。
本人及び家族死亡のとき 5,000円
(寄付金等の支出)
第２３条 祭典寄付及び共同募金その他募金等一切の寄付金は本会の会費より一括支出し、各戸より個別に応募することはしない。
第七章 会計
(決算書類)
第２４条 会長は毎会計年度末に於いて決算を行い、監事の監査を経て次の書類を作成して定時総会に提出するものとする。
１．事業報告書
２．収支決算書
３．次年度事業計画書
４．次年度収支予算書
但し、次年度の事業計画並びに収支予算の立案は、現会長・会計と新会長・会計予定者が協議して当たるものとする。
第八章 文書保存
（文書保存）
第２５条 本会の運営に関わる文書の保存については以下に定める通り担当役員が保存し、保存年限を過ぎた文書については適宜廃棄する。
① 自治会規約 無期限
② 事業報告書、収支決算書、事業計画書、収支予算書、会員名簿 4年
③ 役員会議事録、藤沢市から受領した書類、藤沢市への提出書類 2年
第九章 ＩＴ化
（ITの運用）
第２６条 自治会活動をより効率的に運営するために、ITの運用を実施する
運用に際し次項を規定する
第１項 委員の選任
運用に際し数名の専任委員とIT特別役員を選任する
自治会長が選任し役員会で承認する
任期は役員会で決定する
第２項 運営費用
運用に伴う費用は予算化し執行する
第３項 IT化の実施
自治会活動全般においてIT化を進める
実施に際し試験運用期間を経て本運用する
平成１７年 ４月 １日 施行
平成１９年 ４月 １日 一部改正
平成２２年 ４月 １日 一部改正
平成２８年 ４月 １日 一部改正
平成２９年 ４月 １日 一部改正
平成３０年 ４月 １日 一部改正
令和 ３年 ４月 １日 一部改訂
令和 ７年 ４月 １日 一部改正
令和 ８年 ４月 １日一部改正