湘風台自治会役員会議議事録
令和７年４月13日(日)14～16時 六会市民センター第1談話室
出席者 竹内会長、山口副会長
伊東さん（防災）、石川さん（防災）、堀江さん（会計）、鈴木さん(体育)、高梨さん（広報）、峰村さん(交通安全)、小山さん(生活環境)、前田さん(ＩＴ)
書記：峰村
各役員の近況報告・活動
各役員の4月以降の動きが不明な点があり、現状の把握と課題共有を目的に会合が開かれた。
赤い羽根募金について
・神奈川県の目標額に対し、自治会の寄付額が足りていないという社協からの報告があった。
・寄付額の増額は不要との共通認識（既に定額で対応）。
・周知協力として、駅前に社協から受け取ったA3ポスターを掲示する方向で合意。
・ラミネートやポリ袋で雨対策を行い、5月末まで掲示予定。
社体協のイベント参加に関する課題（天神社体協）
・天神社体協に所属していない地域（例：石川・山田地区）に住む子どもたちが、天神学区の学校に通っている関係でイベントに参加したいとの要望がある。
問題点：
・自治会費で運営されているイベントへの「非自治会員」の参加。
・保険や責任者の不在など管理面の懸念。
各意見：
・自治会として戻ってきてもらうのが筋という声。
・レクリエーションだけの参加を特別枠で設ける」という提案（会費を別途徴収）。
・お友達枠」として既存の柔軟な枠組みの活用を提案。
・子どもたちのために柔軟に対応したいという声も多く、金銭的・制度的整理が求められる。
・保険や責任者の明確化が最低限の条件。
その他：
・天神社体協からの分裂・再編成により、社協の区分と学区がズレているという構造的課題が背景にある。
・次回以降、各自治会で持ち帰って協議し、意見を集約する方針。
回覧板の遅配と対策について
・回覧板が1週間以上かかることが多く、イベント告知等が遅れる問題がある。
・「早く読みたい」高齢者のために、広報係宅にポストを設置して取りに来られるようにする案が浮上。
・各組の配布件数は少ないため、「配るのが苦ではない」という意見もある。
・実際に遅延しているケースでは、仕事の都合やうっかりミスで1泊2泊することも頻発。
・高齢者の中には「ネットは使えない」という人もおり、オンライン閲覧だけではカバーしきれない。
・「早く読みたい」ニーズがどの程度あるか、各組で実態調査が必要との声あり。
体育イベント関連の対応について
・体育イベントなどの出席者集めは毎年苦労しており、昨年の参加者に声をかける「個別交渉」が有効との意見。
・イベント参加者の募集は、回覧板だけでなく、積極的な声掛けやメールリスト活用が必要。
・広報の情報伝達手段がイベント告知に間に合わない場合もあり、補完策が求められている。
避難所運営委員会について
・まだ具体的な決定事項はなく、今回は顔合わせ程度。
・今後は運営委員会の会長・副会長・書記のみでたたき台を作ることに決定。
・人数が多すぎると議論がまとまりづらいという課題あり。
次回役員会の日時調整
役員会議：5月第3日曜日（5/18）
・会場予約の都合により、午後1時〜3時の開催で調整。
広報の配布部数について
・広報の配布部数は昨年度同様190部で維持。
・助成金の関係で配布部数を減らすわけにはいかない。
・一部、準会員の該当者がいないなどのケースもあり、整理が必要。
議事録要約（交通安全・会計関連・防災倉庫）
交通安全
・現時点で活動なし。
・5月頃から開始予定。
会計・銀行口座関連
・法人名義でキャッシュカードの作成が可能に（4月8日申請済）。
・今後はキャッシュカードでATM利用や振込ができ、利便性が向上。
・自宅住所で一時的に登録 → 後日住所変更予定。
・郵便局口座の復活はなし。
・神奈川信金は市からの補助金を手数料なしで受け取れる点が利点。
・キャッシュカードでの引き落とし・振込手数料は雑費に計上予定。
・手数料の実績を記録し、総会での判断材料とする。
・自治会費の振込手数料は個人負担。・契約（例：レンタルサーバー）の支払名義や連絡先が個人のままになっている件について：
・会長などに引き継ぎたい意向あり。
・法人名義のキャッシュカードには代表者名は記載されず、名義変更の必要は毎年でなくても運用可能。
防災倉庫
・4月5日：現場確認を実施（プライムコーポレーション＋設計士）。
・当初見積：1,227,436円（税込）
・交渉後見積：1,091,328円（税込）まで減額。
・目標：100万円以内を希望。
・最終的な工事開始はGW明けを予定（日時未定）。
今後の流れ：
・藤沢市への補助金申請 → 認可後に着工。
・建築確認申請も必要。
・現時点で見積への正式返答はまだ出していない。
会員数と申請関係の調整
・正会員数は現在約130名。以前は135名だったが減少している。
・アパートの住人の一部は自治会未加入だが、ごみステーションや避難所は利用している。
・会員数を補助金申請等に用いる数字として「190」で統一する案が出された。
・実際の利用実態に合わせて190とした方が整合性があるとの意見が多かった。
・資源ごみ回収にも実際は正会員以外の住民も参加しており、135名で出す方が逆に不自然との声。
自主防災組織関係
・自主防災組織の規約と組織図を提出資料として添付する必要あり。
・総会で承認済みの防災規約を使用予定。
・印刷費用（9,448円）は当初予算に含まれておらず、若干赤字になる見込み。
工事・申請関係
・見積もりの修正（アンカー代含む）で約109万円に確定。
・工事の申請準備（建築確認申請含む）は着手してよいとの判断。
・来週に補助金の申請を予定。
・工事開始には「道路占用許可証」などの書類が必要となるが、提出タイミングや必要資料について一部確認中。
その他
・書類間での世帯数の整合性（広報用・補助金申請用など）を保つ必要がある。
・ごみの利用状況や実態を踏まえた柔軟な運用が求められている。
集金日程の調整について
・集金期間を 6月1日（日）〜6月15日（日）に設定。
・期間内に集金が難しい場合は振り込み対応とする。
・各組の広報係が振込・現金の確認を行い、リストを作成して広報部長へ提出。
・金額のみでなく、「誰がどう払ったか」を明確に管理する必要がある。
ホームページに関するアンケート項目
・「委員会・事業に参加希望の有無」の記載を今年も実施。
・昨年参加希望を書いた方に声かけができた実績があるため、今年も記載すべきとの意見多数。
広報と回覧板の配布について
・「わからない」という選択肢は除外し、「必要・不要」の二択に。
・回覧板は基本的に必要。アンケートに回覧板の配布希望の記載はしない。
・配布希望の有無を広報係が把握することで、配布数・手間を減らす狙い。
・デジタル配信を推進し、広報の印刷部数を減らしていきたいが、市からの補助金の可否は未定。
デジタル化と部数制限の背景
・広報は現在 190部 配布しており、市へ支払う寄付金や費用とバランスを取っている。
・将来的には配布部数を減らし、ホームページ閲覧者の増加によりデジタル化を推進したい。
アンケートの配布・回収方法
・広報係が 各自の担当組で回収・集計。
・｢アンケートの回答を誰に提出するか｣を広報係もしくは役員の名前を明記する。
・高齢者や配布が難しい家庭には配慮しつつ、各組でリストを作成し、役員と共有する。
夏祭りについての話し合い（メインテーマ）
暑さと参加へのスタンス
・暑さは夏祭りでは避けられないもの。過度な配慮は必要ないとの意見。
・「暑い中でも来たい人が来れば良い」「無理に参加を促す必要はない」とのスタンス。
過去の夏祭りの様子
・夕方（16～19時頃）に開催し、日が落ちてから本格的にスタートしていた。
・テントを設置し、飲食スペースやアルコール提供もあり、地域の交流の場になっていた。
・高齢者もテントで休みながら参加できていた。
現在の課題と工夫
・現在は衛生・食中毒の観点から、飲食の提供は難しい。
・高齢者の自宅訪問参加は難色を示されるケースも多い。
・代替案として「休憩所」を用意し、古い写真展示＋飲み物・お菓子の提供などで参加しやすい形に。
・ウォークラリー形式で歩ける人は回遊。最後に休憩所でお菓子・飲み物を楽しんでもらうスタイル。
日程調整・開催時期の議論
候補日案
・例年通り 8月下旬（23日または24日） を中心に検討。
・9月上旬に開催する案もあり（敬老の日に近く、高齢者にも配慮）。
・9月下旬は他行事が多く、避けた方がよいという声も。
打ち合わせと準備日程
・5月18日（土）：役員＋事業担当者で下打ち合わせ（13:00〜15:00）。
・6月15日（土）午前中：役員会および全体打ち合わせ（4時間枠確保予定）。
役割分担・有志の協力について
・有志メンバー（川又さん、渡邉さん、庄司さん、土井さんなど）が3年目で積極的に関与してくれる見込み。
・石山さんやママさん達も協力的。
・主催者はできるだけ早めに調整・連絡を。
その他の事項
・開催場所の近隣住民への説明と配慮（道路使用許可を取得し、周知）。
・使用頻度の高い場所（山口さん宅近辺など）も把握済み。
・防犯・他団体との日程調整は5月以降。
以上