自治会総会 議事録
令和7年3月30日 六会市民センター2階第1談話室
10:30～11:45
出席者:44名 委任状49名 合計93世帯（自治会世帯数は130なので定数満たす）
1.開会と総会成立の確認
議長より、出席世帯数が自治会規約第17条の定数を満たしていることを確認し、総会の成立を宣言。
議長選出: 議長に山口氏が立候補し承認。
書記選出: 4組の前田が指名され承認。
2.議事進行方法の説明
総会議題は以下の8件。
1.令和6年度自治会事業報告、収支決算報告
2.令和7年度役員並びに各組係の選出
3.令和7年度事業計画(案)、収支予算(案)
4.ＩＴ条項の創設
5.会費徴収の再開
6.規約第6条2行目削除
7.防災倉庫更新と移設
8.自主防災会規約(案)
議題1、議題2、議題3から8まで、3つに分けて質疑応答、賛否をとる
3. 【議題1-1】令和6年度自治会事業報告
3-1.自治会ホームページ運営
・4月にホームページを開設し、11月にレンタルサーバーへ移行。
・ホームページ委員会（3名）で運営。
・公式LINEの試験運用を開始し、4月から正式運用予定。
・災害時の情報発信、イベント告知、意見収集に活用。
・広報の電子配布について市に確認中。
現在は補助金の関係で紙媒体を維持。
自治会連合会で補助金の見直しを要請。
3-2.広報の配布方法の変更
・回覧板に広報を同封し、必要な方のみ受け取る形式に変更。
・準会員に対して広報の配布停止通知を配布し、希望者のみへ配布。
3-3.組み替え係の数の見直し
・現行の輪番制では支障なし。
・輪番世帯が減った場合は組の合併で対応。
・係の数の削減は負担増になるため、現状維持。
3-4.自主事業（夕涼みウォークラリー開催）
・8月17日に実施（46世帯97人参加）。
・夏祭りに代わるイベントとして継続開催。
・休憩所の設置、スマホ教室の実施、写真展を開催。
・反省点を踏まえ、次年度に向けて改善を検討。
3-5.80歳以上の方への敬老のお祝い
・80歳以上の27名にお菓子を配布。
・高齢者の見守り、要支援者の把握を目的とした活動。
・老人会が解散したため、自治会としての見守りの必要性を再認識。
3-6.路上喫煙防止対策
・日大との協議を継続。校内の喫煙所を廃止したことが影響している。
・2024年8月より日大の通学路を変更。喫煙所廃止は数年前のため。
・路上喫煙の削減には一定の効果あり。
3-7.防災関連報告
・防災訓練は準備を進めたが、天候不良で中止。
・日本大学講堂の避難所運営について協議。
避難所運営は自治会と避難者で実施。
収容人数の問題を整理し、講堂以外の教室等も活用する方向で調整。
来年度は湘風台自治会が避難所委員会副会長就任
・防災倉庫については議題5,7で詳細説明
4.事業活動の報告と役員の感想
本年度の事業活動について、一覧表の読み上げは省略し、役員から今後の課題、1年間の感想を発言
山口会長
・2年間の会長職を務め、業務の大変さを実感。
・今後は会長・副会長・顧問の役割分担を明確にし、3人体制で運営する仕組みを検 討。
・役員だけでなく、役員外の方々もサポーターとして自治会運営に関わる体制が理想
・役所へ業務負担軽減を訴えていく必要がある。
前田副会長
・役員として初めて自治会活動に関わり、内容を理解することの重要性を実感。
・自治会の活動内容を広く知ってもらうためにホームページを立ち上げ、試行錯誤しながら運営
・自治会活動の理解が進めば、役員や係を引き受ける人が増えることを期待。
・引き続きIT担当として、分かりやすく自治会活動を伝える工夫をしていく。
堀江さん：会計
・会計業務は窓口での現金引き出しが唯一の負担だったが、法人名義でのキャッシュカード発行が可能になったため、利便性が向上。
・IT化により振込手数料が発生するため、自治会の承認を得て対応を進めたい。
斎藤さん：子ども会
・夏休みのラジオ体操を多世代交流の場として発展させたい。
栗林さん：生活環境
・10月のふるさと祭り・ふかし芋、ポップコーンは大盛況
・11月の1日清掃活動には多くの方が参加。
田中さん：防犯パトロール
・会長の協力のもと、問題なく活動を遂行。
・冬のパトロール開始時間を調整する案が検討されている。
石山さん：体育
・年間8回の行事を実施。参加募集の際に個別の声かけが必要な現状を改善するため、事前の積極的な参加表明を呼びかけたい。
・熱中症対策として、イベントの開催時期や環境の見直しが課題。
輪島さん：交通安全
・交通安全運動の会議出席や啓発活動を実施。
・ふるさと祭りのブース手伝い、夏祭りの手伝い。
後藤さん：広報
・月2回の回覧と広報配布を担当。
・次年度からの会費徴収の実施と准会員への広報配布有無の確認を予定。
5.【議題1-2】令和6年度 自治会 収支決算報告及び会計監査報告
収支決算報告
会計担当の堀江さんから、令和6年度の収支決算報告が行われた。
・予算よりも費用が増加した項目：
・会議費：会議の回数が増えたため、予算を上回る支出となった。
・印刷費：予定よりも多くの費用がかかり、赤字となった。
・渉外費：同上
・IT化運営費：740円の赤字が発生。
・予備費・雑費から赤字分を補填。
・3枚目の資料にウォークラリーの詳細が記載されている。
・前年度繰越金、収入・支出合計を踏まえ、最終残高は 167万7541円。
会計監査報告
前年度会計担当の富樫さんより、監査報告が行われた。
・規約第1条に基づき、監査を実施。
・監査の結果、適正に処理されていることを確認。
令和6年度 子ども会活動報告及び会計報告、活動報告
・名簿及び連絡作成を実施。
・夏休みラジオ体操を8月1日・19日～23日の5日間開催。
・子ども15名、保護者、役員3名、会員1名、中学生2名が参加。
・夕涼みウォークラリーを実施。
・3月20日に歓迎会・ボーリング大会を開催。子ども10名が参加。
・卒業生1名、新1年生3名と報告されたが、正しくは新1年生2名に訂正。
会計報告
・資料の通り報告。
・新入学お祝い品の図書カード支出に関して訂正。
・支出額：
・訂正：新入学お祝い金図書カードは3→2名、小計3000→2000円(1名1000円)
・訂正:合計3000→2000円
・1名分の図書カードは令和7年度に繰越。
質疑応答及び承認
・令和6年度の自治会事業報告・収支決算報告について、質疑応答を実施。
・特に意見・質問はなし。
・承認のための拍手を実施し、満場一致で承認。
6.【議題2】令和7年度役員並びに各組係の選出
・会長:：竹内さん（6組）
・副会長:：山口さん（3組）
・広報部長:：高梨さん（7・8組）
・防犯担当:：今村さん（4組）
・交通安全担当: （2組）
・生活環境担当:：小山さん（9組）
・防災担当:：石川さん（1組）
・子ども会役員:：藤田さん（10組）
・体育部長:：鈴木さん（10組・欠席）
・特別役員:：前田（4組）
役員紹介と承認
・各役員が自己紹介し、担当業務について説明。
・令和7年度の役員および各組の係について承認。
・副役員制度の導入：前期の役員が1年間の補佐・助言を行う形で継続性を強化。
7. 【議題3-1】令和7年度 事業計画案
・防災倉庫の新築移転
老朽化に伴い、新築移転の計画を推進。
行政の動向に左右されるため、時期の明確化を進める。
・自治会費の徴収再開
コロナ禍により停止していた会費徴収を再開。
防災倉庫の移転費用を考慮し、必要な資金計画を立案。
・自治会ホームページの運営
紙の回覧板の遅れを解消するため、HPやLINEの活用を推進。
タイムリーな情報共有を目指す。
・組の輪番制の見直し
組の世帯数を把握し、役員の輪番制度を明確化。
次年度以降の役員選出を円滑にする。
・実施事業の検討
例年の定例事業を継続しつつ、新規企画（ウオークラリーなど）も検討。
8.【議題3-2】令和7年度 収支予算案
・堀江さんより予算案について説明。
・訂正事項があるため、修正の記入を依頼
8-1.費用の修正について
・文化教養費内子ども会運営費を2万2550円から2万1000円に変更
・小計が23万1000円、当期支出合計が121万2500円となる
・次期継越金が89万4041円
8-2.来年度予算案について
・会費の引き落としを再開するため、収入が大幅に増加。
・これにより25万5000円の増加。
・自治会費や会議費の変更:
自治会費と社体協会費は値下げしたため減額
役員報酬はIT役員を一人増加したため増加
会議費は前年の2000円から5000円に変更
渉外費も増加
IT関係費用 (レンタルサーバーやLINE運営など)を計上
防災関連費も大幅に計上
市からの補助金受給後の金額を計上
9.その他の議題
【議題4】IT条項の創設について
自治会ホームページ、公式ラインの活用に伴い自治会規約に条項を追加
ＩＴ自治会活動をより効率的に実施するためＩＴの運用を実施
委員の選任
運営費用
ＩＴ化の実施
【議題5】会費徴収再開
・防災倉庫の移設等にかかる費用を考慮し、引き落としを再開
・予算における予備金減少のため、引き落とし再開が必要
【議題6】自治会規約第6条2項2行目の削除
第6条 但し本条項は平成29年4月に遡って運用するものとする ←削除
【議題7】防災倉庫の更新と移設
・現在の防災倉庫は30年経過しており、更新が必要
・他の自治会も更新済み
・移設先として市の道路用地を検討
・道路占用許可は取得済
・自治会の防災組織を機能化する必要がある
【議題8】自主防災会規約(案) 読み上げを省略
10.議題3から8までの質疑応答
防災関連費、120万の内訳は
・防災関連費として57万円の支出があり、市の補助金を含めて120万円の予算となっている。
・物置のコストは約30万円で、建築申請や工事費用を含めると120万円を超える見込み。
・他の自治会の事例を参考にした見積もりとなっている。
・既存の防災倉庫の備品の処分費用も考慮している。
・必要な物資を今後順次整備する予定。
会費の徴収方法について
・振込または現金払いの選択制。
・毎年4月に世帯アンケートを実施し、徴収方法を確認。
・回収した情報は広報部長に集約され、各組の担当者へ指示。
・振込先は神奈川信用金庫。
・振込手数料が発生するため、その旨を明記することが決定。
役員構成について来期はIT特別役員が1名増加。4組は2名となっており負担が増えるのでは
・IT特別役員は専門性が必要であり、当面は現職が継続予定。
・将来的に後継者を育成する方針。
議題3から8は承認
＊最後に会長からの報告
3階建てアパート建設について
・3組の久保田さんと庄司さんの間に3階建てアパートが建設予定。
・防犯灯の撤去要請があり、住民への説明不足が指摘。
・住民説明会を3月15日に開催し、議事録を共有。
・住民の総意として3階建ての見直しを求め、建築申請の保留を要請。
・施主との直接対話を求め、合意形成の場を設けるよう提案。
・施主からの回答が遅れており、引き続き対応が必要。